Qu'est-ce que la dématérialisation ?
Pourquoi la dématérialisation des factures ?
Les principaux buts de la dématérialisation des factures sont :- Éviter les factures papier (diminution des coûts)
- Éviter la saisie des factures fournisseur (suppression des erreurs de saisie)
- Faciliter le suivi des factures et les contrôles fiscaux
Qu’est ce que l’EDI en dématérialisation fiscale ?
La facture EDI non dématérialisée fiscalement doit être doublée par l’envoi d’une facture papier qui conserve la qualité d’original pour l’administration.La directive Européenne 2001/115/ce du Conseil Européen, ainsi que sa transposition en droit national, permet sous certaines conditions, de supprimer cette obligation de doublage du message EDI INVOIC par la facture papier. On parle alors de dématérialisation fiscale ou de DMF.
Une facture dématérialisée fiscalement au sens de l’article 289bis du CGI est constituée « par un message structuré selon une norme convenue entre les parties (EDIFACT D96A Version 2), permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constitue sous certaines conditions des factures d’origine. »
Quelles sont ces conditions ?
Pour que le message EDI facture ait valeur d’original, le système de dématérialisation utilisé doit assurer :- La vérification en émission et en réception.
- La conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires de la facture.
- La constitution et l’archivage quotidien d’une liste récapitulative des factures émises et/ou reçues.
- La constitution d’un fichier des partenaires avec lesquels l’entreprise échange des factures par voie télématique.
- L’archivage de ces factures (6 ans plus l’année en cours en droit fiscal, 10 ans en droit commercial) dans le format initial EDI sans modification et altération.
- La restitution des factures et des listes récapitulatives à la demande de l’administration fiscale.
De nombreux contrôles doivent être effectués pour être sûr que les factures émises puissent être acceptées et traitées par le destinataire (une facture émise est comptabilisée et donc soumise à la TVA, si elle ne peut être traitée par le destinataire, cela nécessite un avoir et une nouvelle facture de la part de l'émetteur ; il est donc nécessaire de la bloquer avant qu'elle ne parte)
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?
Les avantages sont nombreux pour l’émetteur comme pour le récepteur :1. Amélioration de la productivité
Processus / Flux |
EDI |
Dématérialisation fiscale des factures |
Commande |
Pas de Changement |
|
Réception Physique |
Pas de Changement |
|
Facture EDI |
Pas de Changement |
|
Facture Papier |
Gestion Factures papiers télétransmises. |
Zéro Papier |
Rapprochements |
Semi Manuel. |
Automatique |
Archivage |
Classement manuel des factures papiers et préparation de la mise en archive. |
Stockage Informatique avec contrôles en relecture périodique des factures (sécurisation sur l’intégrité des données). |
Désarchivage |
Recherche Manuelle des Factures Papiers avec Coûts supplémentaires de prestations et risques de pertes des originaux. |
Informatique, Vérification Régulière dans le temps pour contrôle de l’intégrité des données en restitution avec sortie des états légaux nécessaire aux contrôles de l’Administration Fiscale. |
Contrôle Fiscal |
Lourdeur Administrative des contrôles pour les Fournisseurs et/ou Clients face à l’Administration Fiscale du fait du desarchivage. |
Fluidification des Contrôles automatiques des données numériques composant la facture pour l’Administration Fiscale, les Clients et Fournisseurs. |
2. L’apport de la DMF par rapport à l’EDI Papier
- La coexistence de flux mixtes papier et électronique est coûteuse et génératrice d’erreurs.
Permet de se dispenser du contrôle de cohérence entre les pièces comptables (papier) et les messages EDI.
Unicité des informations car souvent nous constatons dans le processus EDI quelques divergences entre le support papier (la facture) et le message EDI (par exemple des problèmes de dates de facturation différentes du message qui ont des implications comptables – financières et fiscales).
- Baisse des coûts internes et externes pour l’entreprise de prestation d’archivage et désarchivage physique du papier.
- Suppression des erreurs de saisie entre facture papier (supprimée) et les mouvements EDI, d’où une baisse des litiges factures.
- Tendre vers la suppression des doubles traitements (gestion et contrôle des doublons de factures renforcés) puisque l’émission des factures EDI DMF ne génère plus de papier et donc plus de réception papier des factures à posteriori pouvant entraîner potentiellement des risques de doubles paiements.
3. Autres Avantages
- Rigueur du processus et des flux d’information par le biais des contrôles supplémentaires liés à la réglementation fiscale et communautaire.
- Traçabilité des mouvements en émission et réception.